技师院办发〔2017〕1号

关于印发《安徽滁州技师学院公文

处理办法》的通知

各系、部、处、室：

《安徽滁州技师学院公文处理办法》业经筹备组办公会研究通过，现予印发，请遵照执行。

特此通知。

安徽滁州技师学院

2017年1月20日

安徽滁州技师学院公文处理办法

第一章  总   则

 第一条 根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理办法》（中办发〔2012〕14号）、中共安徽省委教育工委、安徽省教育厅《关于公文处理的若干规定》（皖教工委〔2012〕39号）和《滁州职业技术学院公文处理办法》（职党办发〔2013〕1号）有关要求，结合学院实际情况，制定本办法。

第二条  本办法中的公文是学院在实施党政领导、行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是学院党政依法管理和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条  本办法适用于学院党政部门中的公文处理工作，安徽滁州技师学院党政办公室（以下简称“院办”）是学院公文的管理部门，负责指导各系（部）、处（室）的公文处理工作。各部门负责人主管本部门的公文处理工作，并确定一名人员负责该工作。

第五条  各部门负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守公文处理办法，并加强对本部门公文处理工作的检查和领导。

第二章  公文种类和形式

第六条  各部门应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等，正确选用公文种类。适用于学院的公文种类主要有：

（一）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定：适用于对重大事项或重大活动做出安排；奖惩有关部门及人员；变更或撤消二级单位不适当的决定。

（三）通告：适用于学院在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（四）通知：适用发布规章；转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文；要求下级部门办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免党政干部。学院制定的规章、制度措施和其他规范性文件根据实际内容可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称，一般用“通知”形式印发。

（五）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（六）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复：适用于答复学院内各部门的请示事项。

（九）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问、请求批准或答复有关事项。

（十一）纪要：适用于记载和传达党委会议、院长办公会议或其他重要会议情况和议定事项。

第七条  学院公文主要形式有：

（一）学院文件。发文机关标识为“中共安徽滁州技师学院委员会文件”、“安徽滁州技师学院文件”的公文，主要适用于传达部署学院党政重要工作和全局性工作；发布重要决定；通报重要事项；处理关系学院全局比较重大的问题；需要上报的文件以及依照上级规定必须以学院名义发文的事项。

（二）学院函件。发文机关标识为“中共安徽滁州技师学院委员会”、“安徽滁州技师学院”的信函式公文。用于学院向无隶属关系的有关部门或单位请求批准和答复审批事项，也可用于学院内设机构以学院名义对外联系工作。

（三）办公室文件。发文机关标识为“中共安徽滁州技师学院委员会办公室文件”、“安徽滁州技师学院办公室文件”的公文。用于对学院内各部门发文，主要用于传达学院党政领导议定的工作意见，宣布、安排、布置常规的综合性党政事务工作；在学院党政授权范围内，也可以学院名义对外行文。

（四）处室函件。也称为部门文件，发文机关标识为“安徽滁州技师学院处室函件”的公文。用于发布部门职权范围内的一般性工作。部门文件不能对学院外使用。

（五）会议纪要。发文机关标识为“中共安徽滁州技师学院委员会会议纪要”、“安徽滁州技师学院会议纪要”的公文。分别用于记载、传达学院党委会议、院长办公会议的决定事项和主要精神。

为了提高工作效率，公文首页纸由院办统一印制。如遇事务性、临时性工作，建议使用部门便笺、无发文机关标识纸张（不标识“文件”），以印发通知的形式进行。公文形式应当与发文字号配套使用，不得混用。

第三章  公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。

第九条  学院公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB-T9704-2012）执行。

公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm）。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm,公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225mm。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字（方正仿宋_GBK体字），每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可适当调整。

第十条  版心内的公文格式各要素分为版头（份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、版头中的分隔线等）、主体（标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等）和版记（版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等）三部分。页码位于版心外。

（一）涉密公文应标注份号、密级和保密期限。紧急公文，根据紧急程度分别标注“特急”、“加急”。

（二）发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。

（三）公文的发文字号包括发文机关代字、年份、序号。发文机关代字由院办确定，发文顺序号由院办编排（处室函件发文顺序由发文部门编排）。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”和“字”。联合行文，只标主办部门发文字号，不得有两个发文字号。

1.以学院名义发文。

（1）涉及学院党政全局性、综合性问题，发文字号为“技师院党发〔201×〕×号、“技师院发〔201×〕×号”；

（2）部门以学院名义制发的文件发文字号为“技师院×发〔201×〕×号”，如教务处以学院名义的发文，发文字号为“技师院教发〔201×〕×号”。

2.以院办名义发文，发文字号为“党办〔201×〕×号”、“院办〔201×〕×号”。

3.学院各部门发文且盖部门印章的，略去学院简称，标注部门发文代字（部门简称）。比如，教务处发布有关教学方面的公文用“教务〔201×〕×号” 。

4.函件。院级函件，编号为“技师院函〔201×〕×号”；部门函件，部门自行编号，一般为“部门简称+函〔201×〕×号”。

院级公文和院办发文由院办统一掌握文号；部门发文，各部门自行编号。同一发文形式（指同一种公文版头），按统一顺序编号。文号、印章须与相应的公文版头一致使用。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（四）上行文需标识签发人姓名。“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标识下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字（使用方正仿宋_GBK体字，下同）

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。学院内部发文时，标题中可略去学院名称。除法规、规章、批转或转发的公文标题加书名号外，一般不用标点符号。标题用２号小标宋体字（使用方正小标宋_GBK体字，下同），位于红色反线下空两行位置。

（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。学院党委对学院内各级党组织、学院对各处（室）、系（部）、教辅单位等发文，用“各党总支部，直属党支部”和“各系、部、处、室”的统称，必要时适当调整。主送机关用３号仿宋体字编排在标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关移至版记。

（七）公文首页必须显示正文。用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。规章制度中依次采用章、节、条、款层次。

（八）公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：“附件：1. ×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（九）公文应当署发文机关全称或规范化简称，并署会议通过或负责人签发的日期。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章，印章与署名机关相符。以学院党委和学院行政名义制发的公文，使用“中共安徽滁州技师学院委员会”、“安徽滁州技师学院”印章。以部门名义制发的公文，使用与部门名称一致的部门印章。

1.加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一部门制发的公文，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中署发文机关名称，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行。

2.联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行内。

3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，使公文生效标识不能与正文同处一页时，应通过调整公文的行间距等措施，使二者同处一页。不得采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标注“此页无正文”的方法解决。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期统一用阿拉伯数字标明完整的年、月、日，月、日不编虚位（即1不编为01）。“决定”等公文在不标明主送机关时，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号左空两格标注于成文时间的下一行。如属请示件或工作需要，应当在该处注明联系人和电话。

（十二）附件另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订、发送。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，格式要求同正文。

（十三）抄送机关、印发机关和印发日期等要素构成公文的版记。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

1.抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。抄送机关排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。抄送机关一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

2.如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。

3.印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。

4.版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

（十四）公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线（“—×—”）；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第十一条 公文的特定格式

（一）信函格式。公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式，常用于通知、批复、函等文种的公文中。信函格式公文如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，份号顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，密级和保密期限、紧急程度自上而下分行排列。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。信函格式公文首页不显示页码。信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。

（二）纪要格式。纪要标志由“×××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。

纪要格式可以根据实际制定。

第四章  行文规则

第十二条  行文应当确有必要，注重效用。

第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。学院内属于各部门职权范围内的事务，由部门自行行文或联合行文；各部门在自己职权范围内可以相互行文。

第十四条  各类公文应贯彻党政分开的原则，确因工作需要，党政工团组织、相关部门，可按照协商一致的原则联合行文。

第十五条  “请示”应当一文一事，不得多头报送，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。“请示”与“报告”要分别行文，“报告”不得夹带请示事项。

第十六条  学院向下级部门的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，一般不以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十七条  为了保持公文的严肃性和权威性，学院要精简文件，能通过电话、网站、邮件等形式传达的，不再印发文件。凡能通过面对面或口头协商解决的问题，应当不再行文。领导讲话，除部署全局性工作外，一般不印发公文。要充分发挥职能部门的作用，能以部门名义发文的不以学院和院办名义发文，能以院办名义发文的不以学院名义发文，尽量减少学院和院办的发文。

第五章  发文办理

第十八条  发文办理是指以学院和各部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十九条  草拟，是发文的第一道程序，按照发文内容不同，草拟公文的主办部门不同。以学院名义发文，全院综合性文件由院办负责组织有关部门草拟，单一业务性文件由业务归属部门承办；以部门名义发文，由该部门负责草拟。对于涉及多个部门职权范围的文件，主办部门应与有关部门协商草拟。

草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及学院的职责权限。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（二）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（三）拟制紧急公文，应当说明紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（四）应当使用国标计量单位。

（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（六）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（七）草拟公文应先填写发文稿纸。文稿一律采用A4纸张打印，并附电子文本。

第二十条  审核，会签。

（一）部门以学院名义制发的公文，先由本部门负责人审核，交院办从内容、格式等方面进行核稿。对不符合要求的公文，院办可将文稿退回拟稿单位进行修改。

（二）凡涉及几个部门工作的院级公文，先由主办部门会同有关部门负责人审核并签署意见，再送院办进行核稿。不得将意见不一致的文稿交学院领导签发。公文送交院办核稿的时间应比正式发文时间提前2天以上。

（三）部门公文，由部门负责人核稿。

第二十一条  公文签发。

（一）院级公文，经院办核稿后呈学院党委书记、院长或分管副院长签发，一般本着谁主管谁负责的原则；重要的请示、报告由书记或院长签发。签发人应签署意见、姓名和日期。非特殊情况，学院党政领导一般不接收和签发未经院办审核的文稿。

（二）部门公文，由各部门主要负责人（或委托副职）签发有效。其中涉及专门重要事项的由分管领导签发，涉及全局重要事项的需送主要院领导加签。

（三）经负责人签发后的文稿，正式印制前，文秘部门应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（四）文稿一经签发，一般不准改动。如确需改动，必须重新核稿，并报原签发领导审定。

第二十二条  缮印，用印，登记，分发。院办负责以学院党委、学院行政和院办名义发出的公文的缮印工作，正式公文的排版、印刷、上网工作由院办机要文印人员承担。文件印刷完毕，经院办负责人核对无误，加盖印章、存档、登记、分发。以部门名义发出的公文由该部门负责以上事务。

第六章  收文办理

第二十三条  收文办理指学院党政机关收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。

第二十四条  上级机关对学院的行文，一般由院办签收、启封；院办负责人按公文内容确定属办件或阅件，办件对院领导签“阅示”，阅件签“阅”。短文当天批阅，急件随到随批。院办负责收文办理的秘书按批办意见分别送达院领导或有关部门。

第二十五条  上级来文要求学院贯彻执行的，按院领导批办意见，根据涉及范围的大小，可采取下列方式之一传达、贯彻、执行：

（一）将原文复印或翻印送至有关部门传阅；

（二）学院发布实施意见并附原文；

（三）学院制订和发布实施细则、办法并附原文；

（四）在一定范围内召开会议传达。

第二十六条  涉密公文传递和传输应当符合有关保密要求。

第二十七条  上级政府及其部门召开会议所发的公文，除明确发给与会人员的外，参加会议的学院人员必须在会后及时将公文原件全部交院办接收。学院各部门收到的上级政府及其部门的公文，全部将公文原件交到院办接收。

第二十八条 院办收到各部门上报的公文，应当及时进行审核，对符合本办法的公文，院办负责人提出拟办意见并送院领导批示。

第二十九条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回院办并说明理由。涉及多个部门办理的公文，主办部门应当与协办部门主动协商，及时处理。

第三十条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十一条  学院党政领导作出批示或者交有关部门办理的公文，院办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。  

第七章  公文归档与管理

第三十二条  公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学院有关规定，由院办统一归档与管理。个人不得保存应当归档的公文。

第三十三条  院办负责以学院和院办名义发出的公文原件的整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本；部门文件，由主办部门负责原件的整理、归档，协办部门保存复制件或公文副本。

第三十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十五条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十六条  草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水应符合存档要求。文档左侧装订线外，不得签批和修改。

第三十七条  上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导或院办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章，视同正式公文管理。

第三十八条  部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十九条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

附   则

第四十条  院办对本办法执行中的具体问题负责解释。

第四十一条  本办法自颁布之日起施行。

安徽滁州技师学院公文发文代字和文号

一、学院党委、行政、纪委综合性公文发文代字和文号

安徽滁州技师学院党委                           技师院党发〔201×〕×号

安徽滁州技师学院　　　　                    技师院发〔201×〕×号

安徽滁州技师学院纪委　　                    技师院纪发〔201×〕×号

二、部门以学院名义制发的文件发文代字和文号

办公室　　                      技师院党办发/技师院办发〔201×〕×号

组织人事处　　               技师院组人发〔201×〕×号

教务处　　　　　　　　  技师院教发〔201×〕×号

学生处                             技师院学发〔201×〕×号

总务处                             技师院总发〔201×〕×号

财务处　　　　　　　　  技师院财发〔201×〕×号

招生就业处                      技师院招就发〔201×〕×号

保卫处                             技师院保发〔201×〕×号

信息技术中心                  技师院信发〔201×〕×号

实训中心                         技师院实训发〔201×〕×号

技能培训与鉴定中心        技师院培鉴发〔201×〕×号

工会　　　　　　　　　 技师院工发〔201×〕×号

团委　　　　　　　　　 技师院青发〔201×〕×号

机电与汽车工程系           技师院机汽发〔201×〕×号

经贸与信息工程系           技师院经贸发〔201×〕×号

建筑与环境工程系           技师院建环发〔201×〕×号

社会文化艺术系              技师院社文发〔201×〕×号

三、部门文件发文代字和文号

办公室　　　　　　　　　　　　      党办/院办〔201×〕×号

组织人事处　　　     　　　　　　　 组人〔201×〕×号

教务处　　　　　　　　　　　　　   教务〔201×〕×号

学生处                                               学管〔201×〕×号

总务处                                               总务〔201×〕×号

财务处　　　　　　　　　　　    　  财务〔201×〕×号

招生就业处                                        招就〔201×〕×号

保卫处                                               保〔201×〕×号

信息技术中心                                     信息〔201×〕×号

实训中心                                            实训〔201×〕×号

技能培训与鉴定中心                           培鉴〔201×〕×号

工会　　　　　　　　　　      　　    工会〔201×〕×号

团委　　　　　　　　　　         　　 青〔201×〕×号

机电与汽车工程系                              机汽〔201×〕×号

经贸与信息工程系                              经贸〔201×〕×号

建筑与环境工程系                              建环〔201×〕×号

社会文化艺术系                                 社文〔201×〕×号

注：部门文件由部门负责编号制发。

四、信函式公文发文代字和文号

安徽滁州技师学院　　　   技师院函〔201×〕×号

办公室　　　　                技师院党办函/技师院办函〔201×〕×号

注：学院各部门如需制发信函式公文，发文机关代字可以参照部门文件机关代字用“部门简称+函”自行编号制发。